Odata cu intrarea in vigoare a facturilor electronice din 1 ianuarie 2014, nu doar firmele vor fi afectate de noua modalitate de facturare, ci implicit si departamentul de contabilitate care va gestiona aceste documente. Astfel, contabilii trebuie sa aiba in vedere distinctia dintre facturile electronice si facturile create in format electronic, emise pe cale electronica si stocate electronic.
Potrivit Legii nr. 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice, publicata in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 509 din 24 iulie 2012, din 1 ianuarie 2014 operatiunile comerciale vor putea fi inregistrate prin mijloace electronice, astfel incat vor putea fi emise facturi in forma electronica.
Actul normativ a adus completari importante fata de prevederile existente in Codul Fiscal, stabilind ce caracteristici trebuie sa indeplineasca persoanele impozabile pentru a emite facturi in format electronic, dar si cum trebuie transmise aceste documente beneficiarilor.
Potrivit Legii nr. 148/2012, factura in forma electronica este documentul ce caracterizeaza in mod unic si neechivoc schimbul sau vanzarea de bunuri ori servicii, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala, care contine datele cuprinse in formularul facturii si care este emis si gestionat utilizand sisteme informatice.
Trebuie facuta diferenta intre facturile in forma electronica prevazute in Legea nr. 148/2012 si cele emise cu mijloace electronice: facturile in forma electronica au o semnatura electronica si o marca temporala, in timp ce facturile emise printr-un soft sau printr-un serviciu de facturare online nu vor fi semnate electronic.
Emiterea directa a facturii electronice se face in conformitate cu Legea nr. 148/2012, astfel ca o factura electronica este un document care:
- este emis de un sistem informatic (un program de calculator: tip Word, Excel, Adobe sau un program customizat al comerciantului);
- este semnat electronic conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica;
- este marcat temporal conform Legii nr. 451/2004 privind marca temporala (cuprinde o certificare a datei si orei la care a fost emisa);
- contine datele obligatorii precizate de art 155 alin. 19 din Codul Fiscal;
- este gestionata, transmisa si primita tot in format electronic prin intermediul sistemelor informatice.
Conform Codului Fiscal, tot o factura electronica este si cea emisa in format hartie si scanata, transmisa ulterior in mod electronic.
"Prevederile Codului Fiscal se completeaza cu cele ale Legii nr. 148/2012 care stabilesc modul exact in care se poate realiza conversia. Art. 13 din Legea 148/2012 prevede ca factura in forma electronica rezultata dobandeste calitatea de document justificativ numai dupa inscrierea precizarii: <<prezenta factura este conforma cu originalul emis initial pe suport hartie avand seria … nr. … din data de …, emisa de …>> si atasarea semnaturii electronice a furnizorului de servicii de emitere a facturilor in forma electronica, precum si a marcii temporale certificand momentul conversiei, atat in cazul facturilor individuale, cat si in cazul in care conversia se face pentru un pachet sau lot de facturi".
Concret, daca o factura in format hartie este scanata si trimisa prin email, dar nu contine semnatura electronica si marca temporala sau nu este garantata autenticitatea, originea si integritatea continutului, aceasta nu este factura in forma electronica.
Activitatea departamentului de contabilitate
In urma introducerii sistemului privind facturile electronice, departamentul de contabilitate trebuie sa asigure posibilitatea verificarii corespondentei dintre informatiile din fisierul electronic original si documentul lizibil prezentat.
Evidenta contabila nu va prezenta modificari din perspectiva facturilor electronice, aceasta avand aceeasi valoare de document justificativ ca si facturile pe hartie sau facturile create in format electronic.
Departamentul de contabilitate al fiecarei firme are obligatia de a permite organelor fiscale competente din Romania accesarea, descarcarea si utilizarea facturilor emise sau primite stocate prin mijloace electronice. Se vor stoca prin mijloace electronice si datele ce garanteaza autenticitatea originii si integritatea continutului facturilor.
Indiferent de forma in care este emisa/primita factura, se considera exemplar original factura stocata, in forma pentru care s-a optat. Nu vedem un risc de natura fiscala cu privire la facturile primite prin mijloace electronice, indiferent de modalitatea de stocare a acestora (in format fizic sau in format electronic), atata vreme cat se asigura de catre ambele parti autenticitatea originii (asigurarea identitatii furnizorului sau a emitentului facturii), integritatea continutului (asigurarea ca nu a fost modificat continutul) si lizibilitatea facturii, prin controale de gestiune.
Referitor la facturile electronice, contabilii trebuie sa aiba in vedere distinctia dintre facturile electronice si facturile create in format electronic, emise pe cale electronica si stocate electronic.
Legea nr. 148/2012 defineste emiterea facturilor in forma electronica ca fiind “operatiunea de intocmire, semnare electronica si marcare temporala a facturilor in forma electronica, in scopul arhivarii lor in forma electronica, indiferent daca transmiterea se face in forma electronica sau pe suport hartie”.
De exemplu, serviciile gratuite de facturare online pot fi folosite cu succes in operatiunea de intocmire de facturi in format electronic. Facturile generate online, pot fi transmise electronic (pe email, in format pdf) si pot fi stocate electronic (in baza de date a serviciului respectiv, cat si salvate local de emitator si/sau beneficiar, in format pdf).
In schimb, facturile emise cu un serviciu gratuit de facturare online nu vor fi semnate electronic, prin “semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat, in intelesul Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica” asa cum specifica Legea 148.
Totodata, potrivit Codului fiscal, semnatura electronica avansata sau schimbul electronic de date sunt doar exemple de tehnologii pentru asigurarea autenticitatii originii si integritatii continutului facturii electronice si nu constituie cerinte obligatorii.
Serviciile gratuite de facturare online garanteaza autenticitatea, originea si integritatea continutului prin intemediul bazei de date interne a sistemului. Consideram semnatura electronica extinsa o metoda suplimentara de a garanta autenticitatea unei facturi.
Mai mult, art. 155 alin. (3) din Codul fiscal stabileste ca “facturile create pe suport hartie care sunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate facturi electronice”. In schimb, “facturile create in format electronic, prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise si primite pe suport hartie nu sunt considerate facturi electronice”.
Desi aceste clarificari pot duce la concluzia ca facturile emise servicii gratuite de facturare online, atunci cand sunt trimise electronic si stocate electronic, sunt facturi electronice, consideram ca este necesara a abordare mai stricta a facturilor electronice, care sa prezinte functii suplimentare fata de prezentele facturi in format electronic.
Un alt aspect important este ca implementarea si utilizarea sistemelor informatice necesare emiterii de facturi electronice implica costuri suplimentare, precum si personal care sa detina cunostintele necesare. Prin urmare, firmele mari sau firmele mici si mijlocii care au relatii comerciale cu firme mari sunt cele care vor lucra cu facturi electronice.
sursa www.avocatnet.ro